Polityka prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU VINTEROLA
Wersja 1.0
Data dokumentu: 16 września 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu Vinterola i realizacją zamówień jest:
Stanisław Kęsek GRUPA OPERA
ul. Dębcza 70
32-700 Bochnia
NIP: 8681599610
REGON: 120160541
e-mail: kontakt@vinterola.pl
tel.: +48 503 016 563
dalej jako „Vinterola” lub „Administrator”.
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@vinterola.pl albo pisemnie na adres wskazany powyżej.
2. Zakres Polityki
Polityka opisuje zasady przetwarzania danych w związku z:
1) korzystaniem ze sklepu internetowego Vinterola;
2) składaniem i realizacją zamówień;
3) płatnościami i rozliczeniami;
4) wysyłką i zwrotem nośników;
5) kontaktem z Vinterolą, reklamacjami i odstąpieniem od umowy;
6) digitalizacją materiałów audiowizualnych;
7) udostępnianiem i czasowym przechowywaniem gotowych plików;
8) zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.
3. Kategorie przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania z serwisu Vinterola może przetwarzać:
1) dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP i dane osoby reprezentującej firmę;
2) dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres wysyłki lub punkt odbioru oraz adres rozliczeniowy;
3) dane dotyczące zamówienia, w szczególności jego numer, zakres wybranej usługi, liczbę i rodzaj nośników, wartość zamówienia, rabaty, status realizacji oraz ustalenia dodatkowe;
4) informacje dotyczące płatności, w szczególności wybraną metodę, status, kwotę i identyfikator transakcji; Vinterola co do zasady nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej;
5) dane zawarte w korespondencji e-mail, wiadomościach SMS, reklamacjach, oświadczeniach oraz innych kontaktach związanych z zamówieniem;
6) dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory internetowe, dane o sesji oraz aktywności w serwisie;
7) dane znajdujące się w przekazanych materiałach audiowizualnych, w szczególności wizerunki, głosy oraz inne informacje dotyczące osób;
8) ograniczoną dokumentację techniczną dotyczącą przygotowanych plików, w tym numer zamówienia, nazwę pliku, rozmiar, czas trwania, parametry techniczne, datę przygotowania i sumę kontrolną SHA-256.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
1) podjęcie działań na żądanie Klienta przed zawarciem umowy oraz zawarcie i wykonanie umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2) obsługa płatności, wysyłki, kontaktu dotyczącego zamówienia, udostępnienia plików, reklamacji i odstąpienia od umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3) wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz wykonywanie innych obowiązków prawnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4) ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i zamówień, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie dokumentacji technicznej oraz rozpatrywanie sporów – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
5) prowadzenie podstawowych statystyk działania i wykorzystania sklepu, w zakresie dozwolonym bez zgody albo – jeżeli dana technologia tego wymaga – na podstawie zgody udzielonej w panelu ustawień prywatności, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO;
6) odpowiadanie na pytania niezwiązane jeszcze z konkretnym zamówieniem – na podstawie podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, albo prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Materiały audiowizualne
Materiały przekazywane do digitalizacji mogą zawierać wizerunki, głosy i inne informacje odnoszące się do Klienta oraz innych osób. Bez odrębnej zgody, o której mowa poniżej, Vinterola przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do technicznego wykonania, kontroli i udostępnienia zamówionej usługi oraz ochrony przed roszczeniami.
Vinterola nie wykorzystuje treści nagrań do celów marketingowych, nie publikuje ich ani nie tworzy na ich podstawie profili osób, chyba że Klient lub inna osoba uprawniona udzieli odrębnej, dobrowolnej zgody określającej zakres i sposób takiego wykorzystania. Brak zgody nie wpływa ani na możliwość zamówienia usługi, ani na warunki jej wykonania.
Klient powinien przekazywać materiały, w odniesieniu do których posiada prawa, zgody albo inną podstawę umożliwiającą zgodne z prawem zlecenie usługi. Jeżeli Klient działa jako administrator danych zawartych w materiałach i przepisy wymagają zawarcia umowy powierzenia przetwarzania, jej warunki powinny zostać uzgodnione z Vinterolą przed złożeniem zamówienia.
6. Płatności
Płatności są realizowane przez zewnętrznych operatorów dostępnych w procesie składania zamówienia, w szczególności dostawców płatności kartowych, BLIK oraz Klarna. Operator płatności otrzymuje dane niezbędne do autoryzacji, rozliczenia, obsługi zwrotu, przeciwdziałania oszustwom i wykonania obowiązków prawnych.
Operatorzy płatności mogą działać jako odrębni administratorzy danych i przetwarzać dane zgodnie z własnymi politykami prywatności. Dotyczy to w szczególności oceny możliwości zaoferowania określonej metody płatności, finansowania lub płatności odroczonej. Vinterola nie podejmuje decyzji kredytowych i co do zasady nie otrzymuje pełnych danych instrumentu płatniczego.
Zwroty płatności są standardowo inicjowane poprzez mechanizm przypisany do pierwotnego zamówienia i rozliczane przez właściwego operatora płatności.
7. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi niezbędne do prowadzenia serwisu i wykonania zamówienia, w szczególności:
1) dostawcy platformy sklepowej Shopify oraz jego podwykonawcom;
2) operatorom płatności, bankom i organizacjom płatniczym;
3) dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, infrastruktury informatycznej, kopii bezpieczeństwa oraz wsparcia technicznego;
4) Hetzner Online GmbH jako dostawcy infrastruktury Storage Share/Nextcloud wykorzystywanej do czasowego przechowywania i udostępniania plików;
5) operatorom pocztowym i firmom kurierskim w zakresie niezbędnym do dostarczenia lub zwrotu nośników;
6) dostawcom aplikacji i funkcji sklepu wykorzystywanych do obsługi zamówień, rabatów i wymaganych oświadczeń;
7) podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, ubezpieczeniowe lub audytowe;
8) organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują je wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania powierzonych zadań i na podstawie odpowiednich warunków umownych.
8. Shopify i przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Sklep działa na platformie Shopify. W związku z korzystaniem z infrastruktury Shopify oraz niektórych innych dostawców dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w państwach, w których dostawcy lub ich podwykonawcy posiadają infrastrukturę.
Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych właściwych zabezpieczeń. Szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania stosowanych przez Shopify znajdują się w dokumentach prywatności Shopify.
9. Okres przechowywania danych
Dane są przechowywane przez okres odpowiedni do celu ich przetwarzania:
1) dane związane z zamówieniem i wykonaniem umowy – przez czas realizacji zamówienia, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
2) dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy;
3) korespondencja dotycząca reklamacji, odstąpienia lub sporu – przez okres niezbędny do zakończenia sprawy i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
4) gotowe pliki udostępniane Klientowi – przez 30 dni od dnia udostępnienia;
5) materiały źródłowe przechwycone cyfrowo, pliki pośrednie oraz lokalna kopia finalna – przez 30 dni od dnia przekazania gotowych plików Klientowi;
6) dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania albo wcześniejszego ustania celu przetwarzania;
7) dane techniczne i związane z bezpieczeństwem – przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, wyjaśnienia zdarzenia albo ustalenia i obrony roszczeń;
8) ograniczona dokumentacja techniczna, o której mowa w pkt 3 ppkt 8 – przez okres uzasadniony obsługą reklamacji, celami dowodowymi i bezpieczeństwem procesu, nie dłużej niż jest to potrzebne do tych celów.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo. Pozostałości danych mogą przez ograniczony czas znajdować się w technicznych kopiach bezpieczeństwa dostawców infrastruktury, zgodnie z cyklem działania tych systemów.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do złożenia i realizacji zamówienia, przyjęcia płatności, zwrotu nośników lub udzielenia odpowiedzi. Niepodanie tych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
1) uzyskania informacji o przetwarzaniu i dostępu do danych;
2) sprostowania danych;
3) usunięcia danych;
4) ograniczenia przetwarzania;
5) przenoszenia danych;
6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
7) wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
8) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej, celu i okoliczności przetwarzania. Żądania dotyczące danych można przesyłać na adres kontakt@vinterola.pl.
Przed realizacją żądania Vinterola może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli jest to uzasadnione ochroną danych.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Vinterola nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Zewnętrzni operatorzy płatności, w szczególności dostawcy płatności odroczonych, mogą samodzielnie stosować zautomatyzowane mechanizmy oceny transakcji, ryzyka lub możliwości udostępnienia określonej metody płatności. Szczegóły określają ich własne informacje o prywatności.
13. Bezpieczeństwo danych
Vinterola stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru danych oraz ryzyka ich przetwarzania. Obejmują one w szczególności ograniczenie dostępu, stosowanie zabezpieczonych kont i połączeń, kontrolę dostępu do materiałów, prywatne linki do pobierania oraz ograniczone okresy przechowywania nagrań.
Klient powinien chronić otrzymany link do plików i nie udostępniać go osobom nieuprawnionym. W razie podejrzenia nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie skontaktować się z Vinterolą.
14. Pliki cookie i podobne technologie
Serwis wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie, czyli niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania ze strony.
Stosowane technologie mogą należeć do następujących kategorii:
1) niezbędne – potrzebne do działania sklepu, bezpieczeństwa, obsługi koszyka, procesu zamówienia, płatności oraz zapamiętania ustawień prywatności;
2) funkcjonalne – umożliwiające zapamiętanie wybranych ustawień i poprawę wygody korzystania;
3) analityczne – służące do tworzenia statystyk odwiedzin, działania sklepu i skuteczności procesu zakupowego;
4) marketingowe – służące do pomiaru lub personalizacji reklam, jeżeli takie narzędzia zostaną w przyszłości uruchomione.
Technologie niezbędne mogą działać bez odrębnej zgody w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub zapewnienia bezpieczeństwa. Pozostałe technologie są uruchamiane zgodnie z wyborem dokonanym w panelu ustawień prywatności, jeżeli obowiązujące przepisy wymagają zgody.
Użytkownik może zaakceptować, odrzucić lub zmienić ustawienia dotyczące opcjonalnych technologii za pomocą panelu udostępnionego w serwisie. Ustawienia można również kontrolować w przeglądarce, przy czym zablokowanie technologii niezbędnych może utrudnić lub uniemożliwić korzystanie z części funkcji sklepu.
W chwili przyjęcia niniejszej Polityki Vinterola nie korzysta z własnego newslettera, Google Analytics ani Meta Pixela. Sklep wykorzystuje podstawowe funkcje statystyczne i techniczne platformy Shopify. Uruchomienie dodatkowych narzędzi może wymagać aktualizacji Polityki oraz panelu zgód przed rozpoczęciem ich działania.
15. Serwisy społecznościowe i strony zewnętrzne
Serwis może zawierać odnośniki do profili Vinteroli w serwisach Facebook i Instagram oraz do innych stron zewnętrznych. Skorzystanie z odnośnika powoduje przejście do serwisu prowadzonego przez inny podmiot, który przetwarza dane na własnych zasadach.
Samo umieszczenie odnośników do profili społecznościowych nie oznacza wykorzystywania w sklepie narzędzi śledzących tych serwisów. Jeżeli takie narzędzia zostaną uruchomione, informacja o nich zostanie uwzględniona w Polityce i ustawieniach zgód.
16. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany prawa, sposobu działania sklepu, wykorzystywanych dostawców, technologii lub zakresu usług. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą dokumentu.
Zmiana Polityki nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wprowadzeniem.